Vragenlijst Quickscan Digitale werkomgeving - BECIS

De eerste vragen in deze quickscan gaan over de organisatie, dit heeft betrekking op het beleid, procedures en werkinstructies op het gebied van informatiemanagement. Informatiebeleid is "het geheel van visies, uitspraken en voorschriften die richting geven aan de ontwikkeling en inrichting van de ICT-huishouding. Deze ontwikkelingen hebben impact op de ICT-architectuur. Het informatiebeleid bestaat uit informatieplannen en is bij voorkeur een periodiek terugkerende activiteit.” Binnen het informatiebeleid worden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden omtrent informatiehuishouding vastgesteld. Het beleid helpt processen te verbeteren en de informatiehuishouding in te richten en beheren. 

Is er een informatiebeleid voor de digitale werkomgeving aanwezig?*

Digitaal werken is plaats- en tijdonafhankelijk werken. Een digitale werkomgeving bestaat uit applicaties en middelen (de tools) om digitaal te kunnen samenwerken met collega’s en externe partijen, digitaal toegankelijke documenten en processen die digitaal kunnen verlopen. Informatiebeleid geeft sturing aan verbetering van processen door applicaties en middelen om digitaal te kunnen samenwerken efficiënt en effectief in te zetten, waarbij de veiligheid geborgd blijft.

Niet aanwezig: het beleid is niet bekend of niet gemaakt binnen de organisatie.
Lokaal aanwezig: beleid is alleen op team-/afdelingsniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig: het beleid is op organisatieniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig met sturing: niet alleen is het beleid op organisatieniveau aanwezig, er wordt tevens vanuit de organisatie op gestuurd. Dit betekent dat er wordt gestuurd op vastgestelde processen en afspraken op basis van vooraf opgestelde normen.
Focus op optimalisatie: hierbij wordt er door de organisatie continue gekeken naar mogelijkheden om het beleid te verbeteren met behulp van een Plan Do Check Act cyclus.

Zijn er procedures voor de digitale werkomgeving aanwezig?*

Procedures gaan over de afspraken die gemaakt zijn als het gaat om de applicaties en middelen (de tools) om digitaal te kunnen samenwerken met collega’s en externe partijen, digitaal toegankelijke documenten en processen die digitaal kunnen verlopen.

Niet aanwezig: de procedures zijn niet bekend of niet gemaakt binnen de organisatie.
Lokaal aanwezig: procedures zijn alleen op team-/afdelingsniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig: de procedures zijn op organisatieniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig met sturing: niet alleen zijn de procedures op organisatieniveau aanwezig, er wordt tevens vanuit de organisatie op gestuurd. Dit betekent dat er wordt gestuurd op vastgestelde processen en afspraken op basis van vooraf opgestelde normen.
Focus op optimalisatie: hierbij wordt er door de organisatie continue gekeken naar mogelijkheden om de procedures te verbeteren met behulp van een Plan Do Check Act cyclus.

Zijn er werkinstructies voor de digitale werkomgeving aanwezig?*

Werkinstructies gaan over hoe medewerkers de applicaties en middelen (de tools) om digitaal te kunnen samenwerken met collega’s en externe partijen, digitaal toegankelijke documenten en processen die digitaal kunnen verlopen dienen te gebruiken.

Niet aanwezig: de werkinstructies zijn niet bekend of niet gemaakt binnen de organisatie.
Lokaal aanwezig: werkinstructies zijn alleen op team-/afdelingsniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig: de werkinstructies zijn op organisatieniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig met sturing: niet alleen zijn de werkinstructies op organisatieniveau aanwezig, er wordt tevens vanuit de organisatie op gestuurd. Dit betekent dat er wordt gestuurd op vastgestelde processen en afspraken op basis van vooraf opgestelde normen.
Focus op optimalisatie: hierbij wordt er door de organisatie continue gekeken naar mogelijkheden om de werkinstructies te verbeteren met behulp van een Plan Do Check Act cyclus.

In welke mate worden de procedures rond de digitale werkomgeving uitgedragen in de organisatie*

Geen van de werknemers is op de hoogte van de procedures
Bijna niemand van de werknemers is op de hoogte van de procedures
Redelijk wat van de werknemers is op de hoogte van de procedures
Bijna elke werknemer is op de hoogte van de procedures
Elke werknemer is op de hoogte van de procedures

In welke mate worden de werkinstructies rond de digitale werkomgeving uitgedragen in de organisatie*

Geen van de werknemers is op de hoogte van de werkinstructies
Bijna niemand van de werknemers is op de hoogte van de werkinstructies
Redelijk wat van de werknemers is op de hoogte van de werkinstructies
Bijna elke werknemer is op de hoogte van de werkinstructies
Elke werknemer is op de hoogte van de werkinstructies

Zijn er afspraken gemaakt rondom veilig digitaal werken?*

Het doel van veilig digitaal werken is het voorkomen van datalekken en de bescherming van persoonsgegevens.

Niet aanwezig: de afspraken zijn niet bekend of niet gemaakt binnen de organisatie.
Lokaal aanwezig: afspraken zijn alleen op team-/afdelingsniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig: de afspraken zijn op organisatieniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig met sturing: niet alleen zijn de afspraken op organisatieniveau aanwezig, er wordt tevens vanuit de organisatie op gestuurd. Dit betekent dat er wordt gestuurd op vastgestelde processen en afspraken op basis van vooraf opgestelde normen.
Focus op optimalisatie: hierbij wordt er door de organisatie continue gekeken naar mogelijkheden om de afspraken te verbeteren met behulp van een Plan Do Check Act cyclus.

Hidden

Organisatie

Quickscan Digitale Werkomgeving

Hartelijk dank voor het invullen van de Quickscan!