Skip to content
Vragenlijst Quickscan Digitale werkomgeving
Esther Huffener
2020-05-08T15:03:17+00:00
Quickscan Digitale Werkomgeving
1
Organisatie
2
Informatiebeheer (proces)
3
Werknemers (individu)
4
Techniek
5
De eerste vragen in deze quickscan gaan over de organisatie, dit heeft betrekking op het beleid, procedures en werkinstructies op het gebied van informatiemanagement. Informatiebeleid is "het geheel van visies, uitspraken en voorschriften die richting geven aan de ontwikkeling en inrichting van de ICT-huishouding. Deze ontwikkelingen hebben impact op de ICT-architectuur. Het informatiebeleid bestaat uit informatieplannen en is bij voorkeur een periodiek terugkerende activiteit.” Binnen het informatiebeleid worden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden omtrent informatiehuishouding vastgesteld. Het beleid helpt processen te verbeteren en de informatiehuishouding in te richten en beheren.
Is er een informatiebeleid voor de digitale werkomgeving aanwezig?
*
Digitaal werken is plaats- en tijdonafhankelijk werken. Een digitale werkomgeving bestaat uit applicaties en middelen (de tools) om digitaal te kunnen samenwerken met collega’s en externe partijen, digitaal toegankelijke documenten en processen die digitaal kunnen verlopen (waarbij de veiligheid geborgd blijft).
Niet aanwezig: het beleid is niet bekend of niet gemaakt binnen de organisatie.
Lokaal aanwezig: beleid is alleen op team-/afdelingsniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig: het beleid is op organisatieniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig met sturing: niet alleen is het beleid op organisatieniveau aanwezig, er wordt tevens vanuit de organisatie op gestuurd. Dit betekent dat er wordt gestuurd op vastgestelde processen en afspraken op basis van vooraf opgestelde normen.
Focus op optimalisatie: hierbij wordt er door de organisatie continue gekeken naar mogelijkheden om het beleid te verbeteren met behulp van een Plan Do Check Act cyclus.
Zijn er procedures voor de digitale werkomgeving aanwezig?
*
Digitaal werken is plaats- en tijdonafhankelijk werken. Een digitale werkomgeving bestaat uit applicaties en middelen (de tools) om digitaal te kunnen samenwerken met collega’s en externe partijen, digitaal toegankelijke documenten en processen die digitaal kunnen verlopen (waarbij de veiligheid geborgd blijft).
Niet aanwezig: de procedures zijn niet bekend of niet gemaakt binnen de organisatie.
Lokaal aanwezig: procedures zijn alleen op team-/afdelingsniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig: de procedures zijn op organisatieniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig met sturing: niet alleen zijn de procedures op organisatieniveau aanwezig, er wordt tevens vanuit de organisatie op gestuurd. Dit betekent dat er wordt gestuurd op vastgestelde processen en afspraken op basis van vooraf opgestelde normen.
Focus op optimalisatie: hierbij wordt er door de organisatie continue gekeken naar mogelijkheden om de procedures te verbeteren met behulp van een Plan Do Check Act cyclus.
Zijn er werkinstructies voor de digitale werkomgeving aanwezig?
*
Digitaal werken is plaats- en tijdonafhankelijk werken. Een digitale werkomgeving bestaat uit applicaties en middelen (de tools) om digitaal te kunnen samenwerken met collega’s en externe partijen, digitaal toegankelijke documenten en processen die digitaal kunnen verlopen (waarbij de veiligheid geborgd blijft).
Niet aanwezig: de werkinstructies zijn niet bekend of niet gemaakt binnen de organisatie.
Lokaal aanwezig: werkinstructies zijn alleen op team-/afdelingsniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig: de werkinstructies zijn op organisatieniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig met sturing: niet alleen zijn de werkinstructies op organisatieniveau aanwezig, er wordt tevens vanuit de organisatie op gestuurd. Dit betekent dat er wordt gestuurd op vastgestelde processen en afspraken op basis van vooraf opgestelde normen.
Focus op optimalisatie: hierbij wordt er door de organisatie continue gekeken naar mogelijkheden om de werkinstructies te verbeteren met behulp van een Plan Do Check Act cyclus.
In welke mate worden de procedures rond de digitale werkomgeving uitgedragen in de organisatie
*
waarbij 1=niet t/m 5=compleet (elke werknemer is op de hoogte)
1
2
3
4
5
In welke mate worden de werkinstructies rond de digitale werkomgeving uitgedragen in de organisatie
*
waarbij 1=niet t/m 5=compleet (elke werknemer is op de hoogte)
1
2
3
4
5
Zijn er afspraken gemaakt rondom veilig digitaal werken?
*
Het doel van veilig digitaal werken is het voorkomen van datalekken en de bescherming van persoonsgegevens.
Niet aanwezig: de afspraken zijn niet bekend of niet gemaakt binnen de organisatie.
Lokaal aanwezig: afspraken zijn alleen op team-/afdelingsniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig: de afspraken zijn op organisatieniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig met sturing: niet alleen zijn de afspraken op organisatieniveau aanwezig, er wordt tevens vanuit de organisatie op gestuurd. Dit betekent dat er wordt gestuurd op vastgestelde processen en afspraken op basis van vooraf opgestelde normen.
Focus op optimalisatie: hierbij wordt er door de organisatie continue gekeken naar mogelijkheden om de afspraken te verbeteren met behulp van een Plan Do Check Act cyclus.
Organisatie
Het tweede onderdeel van deze quickscan gaat over Informatiebeheer (proces). Om digitaal te kunnen werken moet het informatiebeheer op orde zijn. Informatiebeheer is complex en bestaat uit vele facetten. In deze quickscan ligt de focus op wat er qua informatiebeheer noodzakelijk is om succesvol digitaal te kunnen werken. De volgende facetten worden hierin meegenomen: opslag, vindbaarheid, papierloos werken en verspreiding.
In welke mate bestaan er afspraken over waar informatie moet worden opgeslagen?
*
Niet aanwezig: de afspraken zijn niet bekend of niet gemaakt binnen de organisatie.
Lokaal aanwezig: afspraken zijn alleen op team-/afdelingsniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig: de afspraken zijn op organisatieniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig met sturing: niet alleen zijn de afspraken op organisatieniveau aanwezig, er wordt tevens vanuit de organisatie op gestuurd. Dit betekent dat er wordt gestuurd op vastgestelde processen en afspraken op basis van vooraf opgestelde normen.
Focus op optimalisatie: hierbij wordt er door de organisatie continue gekeken naar mogelijkheden om de afspraken te verbeteren met behulp van een Plan Do Check Act cyclus.
Wordt de voor het werk benodigde informatie altijd tijdig gevonden?
*
Waarbij 1= Niet t/m 5= compleet (voor iedereen vindbaar)
1
2
3
4
5
In hoeveel werkprocessen is papierloos werken mogelijk? (Dit betekent dat er werkprocessen zijn waarbij geen fysiek document noodzakelijk is)
*
Bijvoorbeeld omdat het moet worden geprint, ondertekend en opnieuw in gescand.
0-20%
21-40%
41-60%
61-80%
81-100%
In hoeverre zijn er afspraken gemaakt met betrekking tot het delen van documenten? (Het gaat hierom afspraken over met wie welke documenten gedeeld mogen worden en via welk platform deze documenten gedeeld mogen worden)
*
Niet aanwezig: de afspraken zijn niet bekend of niet gemaakt binnen de organisatie.
Lokaal aanwezig: afspraken zijn alleen op team-/afdelingsniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig: de afspraken zijn op organisatieniveau aanwezig.
Organisatiebreed aanwezig met sturing: niet alleen zijn de afspraken op organisatieniveau aanwezig, er wordt tevens vanuit de organisatie op gestuurd. Dit betekent dat er wordt gestuurd op vastgestelde processen en afspraken op basis van vooraf opgestelde normen.
Focus op optimalisatie: hierbij wordt er door de organisatie continue gekeken naar mogelijkheden om de afspraken te verbeteren met behulp van een Plan Do Check Act cyclus.
Proces
Bij dit onderdeel wordt gekeken naar de mate van informatievaardigheid en het gebruik van digitale middelen van medewerkers en management. Daarbij wordt gekeken naar de digitale vaardigheden van medewerkers en hun commitment.
In hoeverre zijn medewerkers digitaal vaardig?
*
Waarbij 1= niet t/m 5= compleet
1
2
3
4
5
Weet ik niet
Geef aan, in hoeverre dat kan, in welke mate medewerkers gebruik maken van de aangeboden tools om digitaal te werken?
*
0%-20%
21%-40%
41%-60%
61%-80%
81-100%
Niet aanwezig
Geef aan, in hoeverre dat kan, in welke mate medewerkers gebruik maken van de aangeboden opleidingen om digitaal te werken?
*
0%-20%
21%-40%
41%-60%
61%-80%
81-100%
Niet aanwezig
Geef aan, in hoeverre dat kan, in welke mate medewerkers gebruik maken van de aangeboden opleidingen om digitaal te werken?
*
0%-20%
21%-40%
41%-60%
61%-80%
81-100%
Niet aanwezig
Geef aan, in hoeverre dat kan, in welke mate medewerkers gebruik maken van de aangeboden hulp op afstand om digitaal te werken?
*
0%-20%
21%-40%
41%-60%
61%-80%
81-100%
Niet aanwezig
Is er commitment bij medewerkers om digitaal te werken?
*
Waarbij 1= Geen commitment t/m 5= Maximale commitment
1
2
3
4
5
Weet ik niet
In welke mate volgen werknemers de afspraken die gemaakt zijn rondom veilig digitaal werken?
*
Waarbij 1= Geen commitment t/m 5= Maximale commitment
1
2
3
4
5
Weet ik niet
In welke mate zijn medewerkers bereid om te veranderen?
*
Waarbij 1= Niet t/m 5= Volledig
1
2
3
4
5
Weet ik niet
Werknemers
Om digitaal te kunnen werken moeten er ook een aantal technische randvoorwaarden aanwezig zijn. Het gaat hierbij om tools die aanwezig moeten zijn met bepaalde functionaliteiten, maar ook de laptops, tablets, telefoons en andere mobiele middelen die de organisatie beschikbaar stelt, zodat werknemers ook plaatsonafhankelijk kunnen werken.
Is er een samenwerkingsplatform aanwezig?
*
Ja
Nee
Is er een DMS en/of zaaksysteem aanwezig?
*
Ja
Nee
Vink aan of de volgende functionaliteit op het samenwerkingsplatform beschikbaar is: Gelijktijdig werken in documenten?
*
Ja
Nee
Vink aan of de volgende functionaliteit op het samenwerkingsplatform beschikbaar is: Chatten?
*
Ja
Nee
Vink aan of de volgende functionaliteit op het samenwerkingsplatform beschikbaar is: Videobellen?
*
Ja
Nee
Vink aan of de volgende functionaliteit op het samenwerkingsplatform beschikbaar is: Videobellen met scherm delen?
*
Ja
Nee
Vink aan of de volgende functionaliteit op het samenwerkingsplatform beschikbaar is: Versiebeheer?
*
Ja
Nee
Vink aan of de volgende functionaliteit op het samenwerkingsplatform beschikbaar is: Toegang voor externe partijen mogelijk?
*
Ja
Nee
Om op afstand te kunnen inloggen en toegang te kunnen krijgen, wordt gebruikt gemaakt van multi-factor authenticatie?
*
Bijvoorbeeld in de werkomgeving, samenwerkingsomgeving en (cloud-)applicaties.
Ja
Nee
Hebben medewerkers mobiele apparaten van de organisatie om plaatsonafhankelijk te werken?
*
Hoeveel procent van de mederwerkers maakt gebruik van Bring Your Own Device (BYOD)?
0-20%
21-40%
41-60%
61-80%
81-100%
Hoeveel procent van de medewerkers heeft een mobiele telefoon van de organisatie om plaatsonafhankelijk te werken?
*
0-20%
21-40%
41-60%
61-80%
81-100%
Hoeveel procent van de medewerkers heeft een laptop en/of tablet van de organisatie om plaatsonafhankelijk te werken?
*
0-20%
21-40%
41-60%
61-80%
81-100%
Hoeveel procent van de medewerkers kan plaatsonafhankelijk werken?
*
Dit betekent dat zij toegang hebben tot alle bestanden en applicaties om hun werk op afstand uit te kunnen voeren en ook over de juiste mobiele apparaten beschikken om dit te doen.
0-20%
21-40%
41-60%
61-80%
81-100%
Techniek
Veiligheid
Totaal
Hartelijk dank voor het invullen van de Quickscan!
Vul hier je contactgegevens in. Heb je een vraag of opmerking dan kan je deze hier ook kwijt. Indien nodig neemt BECIS contact met je op. Meteen na het klikken op versturen zie je de uitslag van de Quickscan met een aantal adviezen om de digitale werkomgeving verder te ontwikkelen.
Naam
*
Voornaam
Achternaam
Organisatie
*
Functie
Telefoonnummer
E-mailadres
*
Uw vraag of opmerking
Toestemming
*
Ik ga akkoord met de
privacyverklaring
.